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  一、制定背景

  為適應商標注冊便利化改革需要,提高商標注冊檔案管理效能和管理水平,根據《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》的相關規定,在1987年實施的《商標檔案管理暫行辦法》(以下簡稱《暫行辦法》)基礎上,根據《中華人民共和國商標法》有關規定和國務院機構改革要求,重新制定了《商標注冊檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。

  二、制定過程

  2017年5月,原工商總局商標局啟動辦法的起草制定工作,經調研征求意見,形成《商標檔案管理辦法(草案)》。國務院機構改革后,國家知識產權局根據職責要求繼續推進制定工作,期間多次與國家檔案局交換意見,并于2020年4月10日至4月25日公開征求意見,共收到單位及個人意見14條,國家知識產權局對上述意見進行充分研究論證,對辦法內容進行修改完善,最終形成《商標注冊檔案管理辦法》,經局務會審議通過,并經國家檔案局同意,于2020年8月20日以國家知識產權局公告(第三七〇號)發布施行。

  三、制定思路

  本辦法的制定思路主要體現在:一是明確商標注冊檔案管理的主體和職責,科學界定商標注冊文件歸檔范圍和保管期限,加強商標注冊檔案的有效管理;二是商標注冊檔案管理形式由紙件管理為主向電子化管理過渡,提高商標注冊檔案電子化水平,適應商標注冊便利化改革需要;三是由檔案保管為主向加強檔案的利用拓展,充分提升檔案管理效能,發揮商標注冊檔案的積極作用。

  四、主要內容

  本辦法條文共計18條,《商標注冊文件材料歸檔范圍和商標注冊檔案保管期限表》作為附件。

  (一)明確商標注冊文件材料歸檔范圍、商標注冊檔案保管期限以及檔案移交

  在研究各類商標注冊文件材料的歷史作用和現實作用基礎上,以反映商標專用權確立和保護情況為根據,按業務類型和保管期限歸納分類,形成共六類的商標注冊文件材料歸檔范圍。直接反映商標專用權確立和變化的商標注冊檔案永久保存,僅是注冊商標專用權確立過程中某環節的文件材料等商標注冊檔案分別設定5年或者10年的保管期限。具體歸檔范圍和保管期限列舉在《商標注冊文件材料歸檔范圍和商標注冊檔案管理保管期限表》中。此外,根據《檔案法》有關要求,規定對保管期限為永久的商標注冊檔案,按照國家有關規定向國家檔案館移交。(第五、十條)

  (二)建立電子檔案管理內容

  辦法規定商標電子注冊檔案的歸檔應按照國家有關電子文件管理標準執行,并應與其元數據一并歸檔并建立持久有效的關聯;商標電子注冊檔案可采用在線或者離線方式保存,并定期備份。(第七、十一條)

  (三)明確商標注冊檔案管理要求

  辦法明確了商標注冊文件材料的歸檔要求,商標業務經辦部門按照歸檔要求及時整理并歸檔,商標注冊檔案管理部門嚴格審查歸檔質量,健全商標注冊檔案鑒定銷毀程序,對保管期滿的商標注冊檔案經鑒定不具有保存價值的檔案,按照有關規定銷毀;經鑒定仍有保存價值的檔案,應當延長保管期限繼續保存。(第六、八、十二條)

  (四)加強商標注冊檔案的利用

  為便利當事人,優化服務,辦法規定除涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等內容外,任何人可以依照相關規定查閱、復制商標注冊檔案;涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等內容時,商標注冊檔案的保管和利用按照國家有關法律法規規定辦理。(第十三、十五條)

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